8 sztuczek, które dają listom rzeczy do zrobienia paliwo rakietowe!

Korzystasz z listy to-do i chcesz podnieść wydajność? A może już jakiś czas temu przestałeś, bo nie była tak dobra, jak liczyłeś? Mam coś, co może Ci się przydać.

Photo by klavr

Praktycznie każdy podręcznik, kurs i szkolenie z efektywności porusza temat listy rzeczy do zrobienia. Jednak samo „zapisz co masz zrobić” to za mało, żeby naprawdę wykorzystać potencjał kartki i długopisu.

Nieograniczone możliwości notatnika

Dobra, może trochę przesadzam, ale tylko trochę. Prostota tego narzędzia daje wielkie pole do optymalizacji za pomocą drobnych zmian – co oznacza, że przez drobne błędy może zupełnie stracić sens.

Chyba każdy jakiś czas wzbrania się przed używaniem takiej listy. Wydaje się, że gdzieś tam odbiera odrobinę wolności. Powtarzamy sobie najpopularniejsze kłamstwo współczesnego świata „nie muszę tego zapisywać, będę pamiętał”.

Aż w końcu siadamy i spisujemy zadania na kartce.

Dobre i złe listy zadań

Efekty są różne. Jedni zakochują się w swoich listach i używają ich do końca życia, inni nie potrafią z nich korzystać i olewają pomysł na zawsze. Większość (w tym ja) ląduje na początku gdzieś pomiędzy.

Szczerze zachęcam Cię do testowania różnych metod. Systemów zarządzania strumieniem pracy jest naprawdę mnóstwo i pewnie nie raz trafisz na coś, co wyniesie Twoją efektywność na zupełnie nowy poziom. Nastaw się tylko, że większość pomysłów będzie nietrafionych.

Poniższe sztuczki były dla mnie (i nie tylko) zaskakująco proste i skuteczne.

 

1. Wpisuj tylko to, co zamierzasz zrobić

Ok, każdy o tym mówi, słyszałeś o tym setki razy, ale powiedz szczerze: wpisujesz na listę TYLKO to co zamierzasz zrobić?

Może się zdarzyć, że nastąpi zmiana priorytetów i coś wykreślisz. Za to jeśli jest na niej coś, co może z niej zniknąć bez wielkiej katastrofy w Twoim życiu, to niech zniknie od razu. Najwięcej projektów w życiu ukończyłem nadając im status „mam to gdzieś”.

Takie podejście ma wiele zalet. Przede wszystkim załatwia temat priorytetów (poważnie, znasz kogoś kto używa z sukcesem priorytetów na to-do list?), ponieważ po prostu robisz to, co jest napisane, bo wszystko jest niezbędne.

Po drugie możesz mieć trochę zaufania do siebie. Jeśli masz dziś do zrobienia kilka łatwych i przyjemnych projektów oraz jeden horror, a czas tylko na połowę z nich, to horror sobie poczeka. Za to jeśli masz tyle zadań, że możesz ukończyć wszystkie, to nie masz wymówki.

I w końcu efekt psychologiczny. Lista „40 zadań na ten tydzień” dosłownie prosi się o to, żeby załamać ręce i zająć się czymś innym.

2. Dopisuj powód

Kilka słów, które przypomną Ci dokąd zmierzasz z działaniami. Jeśli poprawnie opracowujesz plan działania, to zadania w niczym nie przypominają Twoich celów.

Pamiętaj, żeby utrzymać powód w krótkiej i motywującej formie. Nie chcesz przypomnieć swojemu mózgowi, że przed nim jeszcze długa droga do celu i włączyć ośrodków stresu, tylko pokazać jaki jest najbliższy mały sukces.

3. Trzymaj listę tam, gdzie masz z niej korzystać

Moja ulubiona sztuczka. Jest bezkonkurencyjna, po prostu nie ma porównania.

Masz inne zadania w pracy, inne w domu itd. Nie możesz na przykład wysłać maila, kiedy jesteś w ogródku ani wyrwać chwastów w biurze.

Przygotuj listy tak, żeby były pierwszą rzeczą, którą widzisz w danym otoczeniu. „Flagi” w programach pocztowych, lista zakupów w przegródce portfela, w której masz drobne do wózka sklepowego, przypomnienia w telefonie ustawione tak, że wyskakują kiedy przechodzisz między kontekstami.

W ten sposób możesz tworzyć listy o różnych priorytetach. Na przykład ksiązek do przeczytania, którą zajmiesz się dopiero wtedy, kiedy zrobisz sobie przerwę na czytanie.

BONUS: zidentyfikuj zadania, które pojawiają się we właściwych kontekstach (maile na które trzeba odpowiedzieć, zwykle są tam, gdzie powinny być) oraz te, które tego nie robią (lista zakupów zwykle objawia się w kuchni a nie w sklepie) i zorganizuj do nich odpowiednie przypomnienia. Warto też wychowywać ludzi, żeby dostarczali Ci zadania w takim czasie, miejscu i formie, żeby nie wymagały dodatkowej pracy.

4. Pisz w formie poleceń

Prosta sztuczka psychologiczna. Myślisz, że dlaczego piszę do Ciebie w formie „Ty”?

Metoda wykorzystywana powszechnie w marketingu, na (dobrych) szkoleniach/wykładach, zarządzaniu i wielu innych kontekstach. Daj sobie zadanie do wykonania.

5. Skup się tylko na najbliższym działaniu

Jeśli plan danego projektu jest skomplikowany, to trzymaj go tak, abyś miał do niego dostęp, ale na listę trafia tylko najbliższe działanie.

Oczywiście nie podchodź do tematu skrajnie ortodoksyjnie. Jeśli znasz typ zadania na pamięć i wiesz, że wykonasz je za jednym podejściem, to nawet jeśli istnieją wyraźnie oddzielone etapy to zapisz to jako jeden punkt.

6. Zapisz wszystkie potrzebne informacje

Coś strasznego, co odkryłem dopiero po pewnym czasie korzystania z list. Na początku będziesz pewnie zapisywał elementy zorganizowanego wcześniej planu i wszystko będzie jasne, ale przygotuj się, że może Ci się spodobać na tyle, że będziesz zapisywał wszystko, czym nie masz czasu zająć się w tej chwili.

I wtedy, prędzej lub później, skończysz z pytajnikiem nad głową: „O co mi do cholery chodziło…”

Szczególnie istotne, jeśli zadanie będzie wykonane dopiero za jakiś czas, albo jeśli nie skupiłeś się na nim przy zapisywaniu. Mnie na przykład dopada przy spisanych pomysłach na artykuły na bloga – nie wyobrażasz sobie ile tematów nie ujrzy światła dziennego, bo nie mam pojęcia co miał na myśli dawny ja.

Robisz listę między innymi dlatego, że nie będziesz inaczej pamiętał o zadaniach. Więc nie zakładaj, że będziesz pamiętał.

7. Zostawiaj ślad po wykonanych zadaniach

Genialne zagranie psychologiczne. W przypadku papierowych list robi się samo, ale warto pamiętać o nim dobierając oprogramowanie.

Nie ma nic bardziej motywującego (dobra, jest kilka rzeczy) niż spojrzenie na listę, na której połowa zadań jest wykreślona. Nie mówiąc nawet o przyjemności wykreślania.

8. Rób przerwy i dawaj sobie nagrody po zadaniach – nie po upływie czasu

Wszyscy pamiętamy ze szkoły zasadę „im wcześniej przyjdziesz na lekcje, tym dłużej będziesz na nich siedział”. Umówmy się: Twoja lista „do wykonania” nie różni się swoją naturą od list innych ludzi i są na niej rzeczy, które nie będą wypełniać Cię ekstazą w trakcie realizacji. Robisz je po to, żeby były zrobione.

Nie dawaj więc sobie nagrody za to, że je robisz tylko za to, że je zrobiłeś. To dodatkowa motywacja, żeby jak najszybciej skończyć.

Masz jakieś swoje ulubione sztuczki?

 

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.6/5 (5 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: +4 (from 4 votes)
8 sztuczek, które dają listom rzeczy do zrobienia paliwo rakietowe!, 4.6 out of 5 based on 5 ratings
Twoi znajomi też mogą skorzystać!
Autor: Jakub Królikowski

3 genialnych kometarzy

  1. Kriss pisze:

    O co chodzi z tą stroną z kartkami od 1 do 1000 ?

    I jak można na tym zarobić ???

    Podrzucisz link ?

      (Zacytuj)

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
  2. Podpunkt 7 zmodyfikowałem na swój sposób i zamiast wykreślać zamalowuje zadanie na zielono kredką bambino :) To dopiero motywuje, gdy pod koniec dnia widzisz całą kartkę zieloną :)

      (Zacytuj)

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
    • Z jednej strony uczucie przekreślania, z drugiej widok zielonej kartki… ciężka decyzja… :)

      Enjoy ;]

        (Zacytuj)

      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
      VN:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0 (from 0 votes)

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Connect with Facebook